Облік — лише елемент управління, але не його заміна. Фактично, облікова система — це фундамент, на якому будується вся структура управління. Далі розберемося, де закінчується облік і починається управління, і чому між ними не можна ставити знак рівності.
Облік як дзеркало заднього виду
Будь-яка облікова система — це перш за все інструмент для фіксації фактів, що вже відбулися. Вона реєструє господарські операції, розраховує їхні наслідки і зберігає історію для подальшого аналізу. Її призначення — дати нам ретроспективний зріз, показати, що вже сталося.
Уявіть собі медичну картку. У ній ретельно записані всі перенесені хвороби, зроблені аналізи та процедури. Ця інформація вкрай важлива для діагностики, але сама по собі картка не визначає, яким буде ваше здоров'я завтра. Так само і з обліком: він дає нам звітність, баланси та історію руху коштів, що необхідно для контролю та аудиту, але він не створює майбутнє.
Управління — це мистецтво керування майбутнім
На відміну від обліку, управління починається з плану. Саме тому абревіатура ERP розшифровується як Enterprise Resource Planning — планування ресурсів підприємства. Суть керуючих систем полягає не просто у зборі фактів, а в постійному порівнянні плану з фактом. Відхилення від плану сигналізує про проблеми та підказує, де потрібно втрутитися.
Сучасне управління неможливе без впливу на процеси в реальному часі. Дані для управління повинні бути не просто своєчасними, а й актуальними. Якщо дані запізнюються, управління втрачає сенс. Рішення мають ґрунтуватися на інформації, що відповідає дійсності. Наприклад, інвентаризація складу раз на рік абсолютно неприйнятна для системи управління. Вона має відбуватися постійно, щоб керівництво бачило, чи відповідає інформація в системі реальним залишкам.
Якою має бути облікова система, щоб стати основою ERP
Щоб облікова система справді стала фундаментом управління, вона повинна відповідати низці вимог:
1. Фіксація подій у реальному часі
Подія відбулася — система повинна її негайно зафіксувати. Якщо товар прибув на склад, він має одразу з’явитися у базі, навіть якщо первинні документи ще не надійшли. Будь-яка затримка перетворює ERP у звичайний архів фактів.
2. Повноцінна фінансова складова
Жодних «спрощених» фінансових систем не існує. Якщо цифрам у звітності не можна довіряти, це не фінансовий облік, а лише набір даних. Справжня ERP повинна підтримувати подвійний запис, формування балансу, звіт про фінансові результати та інші форми відповідно до міжнародних стандартів. Лише тоді керівництво може покладатися на ці цифри у прийнятті рішень.
3. Регулярна звірка з фактом
ERP повинна мати механізми підтвердження даних: ревізія залишків на складі, контроль дебіторської та кредиторської заборгованості, звірка відпрацьованого часу персоналу. Звичайний бухгалтерський облік часто не дає такої можливості. Наприклад, інвентаризація складу проводиться раз на рік із повною зупинкою роботи. Це абсолютно непридатно для системи управління, яка, на відміну від бухгалтерського обліку, має працювати не тільки вартісними а й з конкретними кількісними показниками. Тобто, якщо вартість залишків на складі відповідає дійсності, але замість болтів — гайки, то план закупок у вас буде хибним.
4. Потужний механізм планування
ERP — це насамперед система роботи з планом. Її структура даних повинна дозволяти не тільки скласти перелік завдань, але й порівнювати його з фактичними результатами. Для цього планові показники мають бути повноцінними об’єктами обліку. Наприклад, можливість створення «планової партії» продукції, виготовлення якої можна спланувати, простежити і співставити з реальною. У бухгалтерських програмах такої потреби немає, в них облік закінчується на рівні “матеріали у виробництві”.
5. ERP-система повинна включати у роботу практично всіх співробітників компанії: від комірника, що фіксує рух товарів — до менеджера, який формує план продажів. Це суттєво відрізняє її від традиційних бухгалтерських систем, якими користуються лише бухгалтери та фінансисти. Такий широкий спектр користувачів вимагає створення багаторівневої системи доступів, яка гарантувала б належний рівень захищеності, не втрачаючи при цьому швидкодії та стабільності програми. Адміністрування настільки складної структури прав потребує спеціального інтерфейсу, що не характерно для класичних бухгалтерських систем із вузьким колом користувачів.
Подолати шлях від фактів до рішень
Облік відповідає на запитання: «Що вже сталося?», а управління — «Що робити далі?» Ці два поля перетинаються, але не зливаються. Облік дає ґрунт для аналізу, управління відкриває шлях у майбутнє.
Щоб система обліку стала справжньою ERP, вона повинна фіксувати всі події в реальному часі, бути фінансово точною, забезпечувати постійну звірку даних, мати розвинений механізм планування та мати можливість залучення до роботи весь персонал, а не лише бухгалтерію.
І головне — система повинна мати всі ці можливості на рівні базової конфігурації, а не вдавати з себе чарівний конструктор, який колись, можливо, якщо дуже постаратися, зможе їх забезпечити, але з невідомою швидкодією і стабільністю в роботі.
А ваша облікова система — це вже ERP, чи лише на шляху до управління?